Oppdatert 8. april:

• VG: Kommunene får større ansvar for helsetjenestene.

Hvordan skal pasienter dokumentere feil eller mangler ved mottatte kommunale helsetjenester. Hvordan skal elever dokumentere eventuelt dårlig opplæringstilbud hvis de går til sak mot sin kommune om 5 eller 20 år? Vil kommunearkivet være en rettssikkerhetsgarantist eller kan kommunale ledere skalte og valte som de vil med arkivdokumenter?

– – – – –

Spiller det noen rolle om en kommune ødelegger deler av arkivmaterialet som var bestemt bevart for ettertiden?

Ja, det er en grunn til at visse typer arkivmateriale skal bevares i henhold til gjeldende lover, mens andre deler av arkivmaterialet faktisk skal (eller kan) kasseres i medhold av samme lov.

Kommuner synes nok det er stas å kunne vise frem gamle kommunestyreprotokoller i spesielle sammenhenger. Uttalelsene fra kommunene som har oppbevart sitt arkivmateriale slik at det ble utsatt for omfattende vannskader, viser også at de synes det er synd at kommunens «stasprotokoller» fikk litt vann på seg. Heldigvis har de gulvvarme og klesklyper, så da er det jo greit og ingen skade skjedd?

La det være sagt. Svært mye papir skal kasseres og blir kassert hos offentlige arkivskapere.  Derimot skal alt som har vært gjenstand for saksbehandling og som kan dokumentere rettslige krav, tas vare på. (Det samme prinsippet gjelder også om informasjonen er født digitalt, for eksempel SMS-er eller e-post til eller fra en saksbehandler i kommunen som kan dokumentere at du for eksempel har bedt om innsyn eller fått informasjon.)

Står det kanskje noe i protokollene om at kommunestyret en gang på 1950-tallet vedtok å sende barn under kommunens omsorg til et sted de senere ble utsatt for behandling som ikke kom frem i lyset før nå nylig på 2000-tallet? Eller er det dokumentert  i noen gamle utvalgsdokumenter at noen ble oppnevnt som verge, og lenge i ettertid avdekkes det at vedkommende har foretatt eiendomsoverdragelser fra den umyndige til sin senere svigersønn? Gamle kommunedokumenter kan dokumentere slikt.

Derfor har noen valgt å brenne eller på andre måter destruere, bortsette eller «glemme» å ta vare på gamle kommunedokumenter som kommuneledelsen mener er skadelig for kommunens omdømme, kanskje med en påtatt, men kunstig, unnskyldning om hensynet til de som ble skadelidende?

Det er flere historier om kommunalt arkivmateriale av svært sensitiv og bevaringsverdig karakter som er funnet i hjemmene til tidligere ledere, i gamle skolelokaler, på låver og andre ikke-kommunale lokaler eller som er havnet på bålet. «Dette har ingen godt av å se«, skal en kommuneleder ha uttalt foran bålet. Tro om bålet er dokumentert for ettertiden?

 

 

Kommunene på Helgeland som har hatt vannskader i sine arkiver har, i likhet med svært mange små og mellomstore kommuner, manglende kompetanse om arkiv. Her nevner jeg kun to: De vet ikke hvordan de skal oppbevare materialet (fysisk) og de vet ikke hvordan de kan redde det på best mulig måte om skade skjer.

Forskrift om offentlige arkiv sier i § 4-6 blant annet: «Arkivlokala skal vere sikra slik at vatn og fukt ikkje trengjer inn. Ein må ikkje ta i bruk arkivlokale ein veit kan vere truga av flaum eller overfløyming.»

Dette har åpenbart ikke vært tilfelle hos kommunene Træna og Dønna.

I tilfelle vannskader på verdifullt papir av historisk eller rettighetsdokumenterende verdi, er det beste rådet å fryse dem ned og levere dem til frysetørring.

Kommuner sparer en del på å ikke ha arkivkompetanse. Kanskje flere titusener i året på å sette en overtallig saksbehandler til å arkivere. Og å melde seg inn i interkommunale arkivordninger for å spille på deres kompetanse og tjenester? Det har vært tilfeller der kommuner har sagt nei til å gå inn i kompetente arkivmiljø, fordi de så større fordeler ved å la ting være som de var og spare flere titusener i innmeldingskostnad. I tillegg kan de spare millioner på å ikke kunne levere dokumentasjon på andres rettslige krav mot kommunen, det være seg en urettmessig ekspropriasjon, feilaktige tomtegrenser på et kart eller overgrep mot enkeltmenneskers rettigheter som en gang i ettertiden kommer frem i dagens lys.

(Oppdatert, tillegg: Digitale arkiv er fremtiden for det som skapes i dagens kommunale sakssystemer. Bevaring av papirarkiv er på samme måte som bevaring av digitale arkiv underlagt rådmannens styring. Bevaring av digitale arkiv krever mye mer kompetanse, krever mye mer tid til periodiske og helt nødvendige overføringer til nye medier og krever også betydelige investeringer for kommunene. Kan man tro at kommuner som velger å ikke ta godt nok vare på papirarkivene sine, vil ta godt nok vare på digital informasjon?)

Kommunene vil som oftest heller ikke bli straffet for «arkivslurv». Det straffes kun hvis det kan bevises at de gjorde det med vilje. Og i tilfelle blir det kun med lave bøter. Og det kan jo kommunen betale.

Mer:

• For få straffes for rettighetsjuks.

De som sitter med det fremtidige tapet når kommuner velger å ikke ha god nok arkivkompetanse, er kanskje de som er mest avhengige av kommunene i dag: Pleietrengende som ikke får tilstrekkelig helsehjelp. Eller de som har å gjøre med barnevern, skole/PPT, … De som på ulike måter er avhengige av  at kommunen ivaretar deres rettigheter på vegne av dem selv.

Så lenge kommunene styrer eget arkiv, er det lett å sørge for at egne feil ikke arkiveres, eller at de utsettes for hendelige uhell og må kasseres. En rådmann (kommunens administrasjonssjef) kan nok ikke klandres for en oversvømmelse, men det er rådmannen som er ansvarlig for lovbruddet å plassere arkivmaterialet i ikke godkjent lokale.

Mer:

• Kommuner bryter rettigheter og plikter.
• Jukser for å ikke bli avslørt.
• Ting du ikke skal få vite om kommunesnusk.

 

Mer:

«Arkivforskriften«: Forskrift om offentlege arkiv.

«Arkivlova». Lov om arkiv.

Flyttet:

31. mars:

• VL: Store forskjeller mellom kommunene i skole-Norge.
• VG: Ikke like godt skoletilbud i hele landet.